Společnost S-Regnis, s.r.o., IČ: 615 02 472, se sídlem Kutnohorská 11/57, 111 01 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 30906 (dále jen „Společnost“), si cení důvěry svých obchodních partnerů a zavazuje se k ochraně jejich osobních údajů.Tímto sdělením informuje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), o tom, jaké osobní údaje shromažďuje, uchovává, používá a předává (dále jen „zpracování“) a o tom, k jakým účelům jsou tyto osobní údaje zpracovávány, kdo přichází v úvahu jako příjemce těchto údajů a jaká existují v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.Předmětem tohoto sdělení je zpracování osobních údajů obchodních partnerů (např. dodavatelů, zákazníků), kteří jsou fyzickými osobami, tak i zpracování osobních údajů statutárních orgánů, zaměstnanců či jiných spolupracujících osob obchodního partnera, je-li právnickou osobou.Za zpracování osobních údajů k níže uvedeným účelům odpovídá Společnost, která je ve vztahu k osobním údajům v roli správce. Správce není povinen jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení.
Zpracovávány jsou zejména následující osobní údaje:
- kontaktní a identifikační údaje (titul, jméno a příjmení, e-mailová adresa a telefonní číslo);
- údaje o uzavřené smlouvě (datum uzavření smlouvy, popis činnosti atd.);
- údaje nezbytné pro vedení účetnictví Společnosti;
- údaje o profesním životě (pracovní pozice či kvalifikace atd.); a
- zvláštní kategorie osobních údajů (citlivé údaje) jsou zpracovávány jen ve výjimečném případě a při striktním respektování platných předpisů o ochraně osobních údajů.
- za účelem ochrany sídla společnosti (volných prostor v uzavíraném areálu Kutnohorská 11/57 jsou zpracovávány údaje rovněž prostřednictvím kamerového systému a obrazového záznamu;
Osobní údaje svých obchodních partnerů Společnost zpracovává k následujícím účelům:
- za účelem realizace a plnění smlouvy s nimi;
- za účelem vedení účetnictví, včetně fakturace;
- za účelem umožnění externí komunikace s nimi;
- za účelem dodržování povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů a za účelem dodržování povinností vůči orgánům veřejné správy;
- pokud je to nutné k zamezení, vyšetřování a odhalování trestných činů a (domnělých) ilegálních aktivit.
Při zpracování osobních údajů Společnost vychází zejména z následujících právních titulů:
- plnění povinností vyplývajících ze smluv;
- plnění povinností vyplývajících z obecně závazných právních předpisů (např. splnění daňově právních závazků); a
- oprávněný zájem Společnosti; oprávněný zájem je definován jako ochrana práv vyplývajících z uzavřené smlouvy, pokud dojde k jejímu porušení ze strany obchodních partnerů nebo pokud v souvislosti s uzavřenou smlouvou vůči nám uplatní jakýkoliv jejich nárok. Osobní údaje jsou tak zpracovávány pro účely jejich využití v případném soudním či exekučním vymáhání nároků a práv Společnosti v případě porušení smlouvy ze strany obchodního partnera a pro účely právní obrany v případě, že je proti ní v souvislosti s uzavřenou smlouvou vznesen jakýkoliv nárok. Pokud to vyžadují platné předpisy o ochraně osobních údajů, Společnost požádá své obchodní partnery o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů. Přitom je bude v konkrétních případech informovat o způsobu zpracování osobních údajů a také jim sdělí, jaké důsledky vyplývají z toho, pokud Společnosti svůj souhlas neudělí – v takovém případě budou jejich osobní údaje zpracovávány jen tehdy, pokud pro to bude existovat jiný právní titul než souhlas se zpracováváním osobních údajů.
Příjemcem osobních údajů obchodních partnerů je primárně Společnost.
Pokud je to potřebné, Společnost bude za účelem splnění výše uvedených účelů předávat – vždy individuálně a v nezbytném rozsahu – jejich osobní údaje následujícím příjemcům:
- poskytovatelům služeb, jako jsou pojišťovny, správci IT zařízení včetně software, a odborní poradci – právníci, auditoři, účetní a daňoví poradci;
- soudům a jiným orgánům veřejné moci.
Místo zpracovávání osobních údajů
Osobní údaje nebudou zpracovávány mimo území Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru. Osobní údaje obchodních partnerů jsou poskytovány a zpřístupněny jen takovým orgánům, které jsou oprávněny k jejich zpracování.
Způsob ochrany osobních údajů
Společnost používá vhodná technická a organizační opatření za účelem ochrany osobních údajů svých obchodních partnerů před náhodným nebo nedovoleným zničením, ztrátou, změnou, dalším poskytováním nebo použitím.Společnost uložila všem zaměstnancům a jiným příslušným osobám, které nakládají s jejich osobními údaji, jakož i osobám, kterým jsou osobní údaje předávány, závazek k zachování mlčenlivosti při nakládání s osobními údaji.
Doba uchovávání osobních údajů
Společnost uchovává osobní údaje svých obchodních partnerů jen tak dlouho, jak je to nevyhnutelné k dosažení příslušného účelu, resp. tak dlouho, jak dlouho je Společnost povinna uchovávat jejich osobní údaje ze zákona.
Práva subjektu údajů v souvislosti se zpracováváním osobních údajů
Podle platných předpisů o ochraně osobních údajů má každý náš obchodní partner jako subjekt údajů řadu práv vůči každému (spoluodpovědnému) správci, a to právo:
- na přístup ke svým osobním údajům v rozsahu uvedeném v čl. 15 nařízení;
- na opravu či doplnění poskytnutých osobních údajů dle čl. 16 nařízení;
- požadovat výmaz svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 17 nařízení;
- požadovat omezení zpracování svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 nařízení;
- na přenositelnost svých osobních údajů k jinému správci dle čl. 20 nařízení; a
- vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů dle čl. 21 nařízení.
Pokud se rozhodne některá ze shora uvedených práv využít, Společnost má povinnost identifikovat, tedy ověřit, zdali o výkon práv žádá osoba, které se zpracovávané osobní údaje týkají. Tato práva může obchodní partner uplatnit žádostí u odpovědné osoby Společnost (viz dále Kontaktní osoba). Dále může podat stížnost proti nakládání se svými osobními údaji u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
Kontaktní osoba pro nakládání s osobními údaji
V případě dalších dotazů ohledně zpracovávání osobních údajů, na které nelze nalézt odpovědi v tomto sdělení, může obchodní partner Společnost kontaktovat prostřednictvím elektronické pošty na adrese uvedené na těchto webových stránkách.
Sdělení o nakládání s osobními údaji a jeho přezkum
Výše uvedené sdělení Společnost pravidelně přezkoumává. Jakmile Společnost zjistí, že nějaká změna používaných IT aplikací nebo interních postupů má vliv na zpracování osobních údajů svých obchodních partnerů, bude je o této skutečnosti informovat e-mailem nebo jinou cestou.Osobní údaje z kamerových systémů mohou být zpřístupněny v případě mimořádných událostí orgánům činným v trestním řízení. Kamerový systém se skládá z 3 kamer umístěných na severní fasádě objektu 02b zabírající vjezdová vrata, venkovní vstupy do vlastních objektů kanceláří, venkovní vrata do dílen a skladů a celý prostor parkování osobních automobilů. Záznamy jsou uchovávány po dobu 3 dnů a režim kamerového systému je nepřetržitý.
Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou platné od 23.5.2018.